Rechnungen im Immobilien-umfeld: Läuft mit Ihren QR-Rechnungen schon Alles rund?

Der altbekannte ESR-Einzahlungsschein geht schrittweise bis zum 30.09.2022 in Rente. Schon seit dem 01.07.2020 können im Parallelbetrieb die neuen QR-Rechnungen versendet, und folglich empfangen, werden. Wo stehen Sie? Ist Ihre Organisation in der Lage, eintreffende QR-Rechnungen aus dem Immobilienumfeld zu verarbeiten? Können Sie QR-Rechnungen an Ihre Mieter versenden? SAP Kunden können sich freuen: Das Modul RE-FX enthält die Lösung dafür.

Mit der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs in der Schweiz werden die vielen unterschiedlichen Zahlungsverkehrsinstrumente reduziert und neu nach ISO 20022 standardisiert, so wie dies im EURO-Raum bereits mit der SEPA-Umstellung umgesetzt wurde. Unter anderem wird der Einzahlungsschein als Schweizer Hauptzahlungsmittel für Banken und PostFinance in einem Formular mit QR-Code vereinheitlicht. Das bedeutet fürs Immobilienmanagement: Durch den vorläufigen Parallelbetrieb müssen QR-Rechnungen erst ab 01.10.2022 versendet, aber sehr wohl bereits verarbeitet werden können.

Einzahlungsschein mit QR-Code

Pluspunkte von SAP RE-FX bei QR-Rechnungen

  • Keine zusätzlichen Lizenzkosten
  • Keine Zusatzprogrammierung nötig
  • Bestehende Zusatzprogrammierungen für ESR-Rechnungen können weiter betrieben werden.
  • QR- und ESR-Rechnungen in nur einem Report im Blick behalten.
  • Kreditorisch: Neu besteht zwischen dem Vertrag und dem Kreditor eine feste Integration und damit Verprobungen, um konsistente Daten zu gewährleisten.
  • Debitorisch: Tintensparender Schwarz-Weiss-Ausdruck für den Zahlteil der QR-Rechnung.
  • Debitorisch: Durch den Standard-Korrespondenzvorfall kann der Anwender rasch zwischen den Formaten QR und ESR wählen.

So funktioniert die Lösung bei Anmieten (kreditorische Rechnungen)

SAP stellt im Lizenzumfang des Moduls RE-FX eine neue Transaktion gratis zur Verfügung. Mit dieser können Sie die erhaltene QR-Rechnung (i.d.R. aus einer Anmiete) im SAP-Standard verarbeiten.

Schema Ablauf kreditorische Rechnung

Die Plansätze der im Vertrag hinterlegten Konditionen werden in der neu verfügbaren Funktion der entsprechenden QR-IBAN und Referenznummer zugeordnet. Diese Informationen werden bei der Verbuchung an den FI-Beleg weitergegeben. Damit wird sichergestellt, dass der Zahllauf der RE-FX-Positionen einwandfrei funktionieren kann. Unterstützt wird dies durch die neue Konsistenzprüfung zwischen den Vertrags- und Kreditorendaten.

So funktioniert die Lösung bei Vermietungen (debitorische Rechnungen)

Seit Mitte Januar 2021 stellt SAP für die Länderspezifika Schweiz im bestehenden Lizenzumfang standardmässig zusätzliche RE-FX-(Smartforms)-Formulare für Mietrechnungen sowie Mahnungen im QR-Format zur Verfügung.

So unterstützen wir Sie

Übersicht Angebotsportfolio NOVO für ISO20022

Wir helfen Ihnen, damit Sie mit dem Modul SAP RE-FX eintreffende QR-Rechnungen verarbeiten und ausgehende QR-Rechnungen versenden können. Unser Angebot zur Umstellung ISO 20022 umfasst:

Umstellung Anmiete
Wir stellen sicher, dass Ihr SAP-System in der Lage ist, eintreffende QR-Rechnungen aus dem Immobilienumfeld verarbeiten zu können.

Umstellung Vermietung
Wir stellen sicher, dass Ihr SAP-System in der Lage ist QR-Vermietrechnungen versenden zu können.

Verknüpfung Anmietverträge
Sie wollen die Verknüpfung der Plansätze mit der Rechnung nicht selbst vornehmen? Wir erledigen dies für Sie.

Unterstützung Stammdatenaufbereitung
Sie wollen die nötigen Stammdatenanpassungen auf dem Vertrag nicht selbst durchführen? Wir übernehmen das gerne für Sie.

Ausbildung
Wir bilden Ihre Key User aus, damit sie mit den neuen Funktionen vertraut sind und diese effizient anwenden können.

Abstimmung Umstellung mit anderen Modulen (insb. SAP FI)
Eine Umstellung auf ISO20022 im Modul RE-FX bedarf einiger grundlegender Vorarbeiten im Modul SAP FI. Gerne stimmen wir die Arbeiten mit den Verantwortlichen anderer Module ab.

Anpassung der Standardformulare auf CI/CD-Vorgaben
Die meisten Kunden haben spezielle CI/CD-Anforderungen an die jeweiligen Formulare. Wir passen Ihre QR-Formulare gerne entsprechend an.

Customizing Check «QR@RE-FX»
Je nach Prozess und Kundenwunsch können weitere Customizing-Einstellungen nötig werden, insbesondere beim Parallelbetrieb von QR- und ESR-Rechnungen. Gerne analysieren wir Ihre Bedürfnisse und nehmen entsprechende Customizing-Einstellungen vor.

QR-Scanner: gut ausgerüstet mit der Empfehlung von SAP

SAP hat zur optimalen Unterstützung der Rechnungsverarbeitung eine QR-Pistole nominiert. Das empfohlene Modell ist der Swiss QR Code-Scanner SwissReader SR-100QR von Dative. 

NOVO – Ihr Partner

Gerne unterstützen wir Sie mit unserem umfassenden Know-how, das wir als Testverantwortliche für ISO20022 Umstellung (Module FI und RE-FX) im Auftrag der DSAG sowie in zahlreichen erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich RE-FX sammeln konnten. Vielleicht bald mit Ihnen «gemeinsam erfolgreich»? Kontaktieren Sie uns unverbindlich für weitere Informationen.


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