Haben Ihre Verträge Sie im Griff?

Vertragsverantwortliche stehen vor der grossen Herausforderung alle bestehenden Verträge im Auge zu behalten. Zeitaufwändiges Suchen von vollständigen Unterlagen, Inkonsistenzen zwischen Papier und System sowie unklare Verantwortlichkeiten sind nicht selten. Kurz: Der Überblick fehlt – und das, obwohl all Ihre Verträge in Ihrer SAP-Umgebung vorhanden sind. Wir bieten Ihnen dafür zwei Lösungen: Das NOVO Vertragsmanagement (VM) für SAP oder SAP Enterprise Contract Management (E-CM). Dank einer schnellen und einfachen Implementierung erhalten Sie zeitnah Antworten auf Ihre Fragen.

Lösung 1:
Integriertes Vertragsmanagement mit SAP – ohne Add-On

Verschiedene Verträge entstehen in der Regel in unterschiedlichen SAP-Modulen. Will sich der Vertragsverantwortliche einen Überblick über all diese Verträge verschaffen, ist das mit SAP im Standard aktuell nur beschränkt möglich. Dazu ist oftmals ein SAP Add-on nötig, das bedeutet zusätzliche Lizenzkosten und weitere Abhängigkeiten. Vor diesem Hintergrund haben wir das NOVO Vertragsmanagement für SAP entwickelt. Mit einem Cockpit erhalten Sie einen zentralen Überblick über alle Verträge in Ihrem SAP-System. Dort sehen Sie die wesentlichen Informationen aus den Verträgen, einheitlich und übergreifend.

Das NOVO Vertragsmanagement vereint Vertragsinformationen aus allen SAP-Modulen.

Die schnelle Implementation garantieren wir Ihnen, weil wir die vorhandenen Prozessdaten nutzen und nicht neue erzeugen. Das NOVO VM für SAP sieht einen Vertrag nicht als eigenständiges (zusätzliches) Objekt, sondern nutzt die vorhandenen Informationen aus Kontrakten, Bestellungen, Mietverträgen, etc. als Quellen für die vertragsrelevanten Informationen.

Ihr Cockpit läuft als FIORI App wie auch als klassischer ALV-Report auf Ihrem ERP-oder S/4HANA-System. Dabei stellen wir die Lösungskompatibilität des NOVO VM für SAP sicher, unabhängig vom Release Ihrer SAP-Umgebung.  

6 gute Gründe für das NOVO Vertragsmanagement

  • Bestehende Prozessdaten als Basis
  • EIN zentraler Einstiegspunkt für alle Verträge
  • Rasche und einheitliche Darstellung der zentralen Vertragsinformationen
  • Vertragspartner und Zuständigkeiten sofort erkennbar
  • Schneller Zugang zu den Vertragsdokumenten (Originale)
  • Kein SAP Add-On

Ein Cockpit für alle Verträge und jeden Verantwortlichen

Führungspersonen jeder Abteilung und auch der CFO oder Controller können die Rolle des Vertragsverantwortlichen einnehmen und sich rasch einen Überblick verschaffen. Das NOVO VM für SAP punktet als einfache Anwendung mit einer intuitiven Benutzerführung, ohne in bestehende SAP-Prozesse einzugreifen. Dabei gibt es folgende Funktionen – sowohl als FIORI App als auch als ALV-Report im ERP:

  • Modulübergreifendes Cockpit
  • Such- und Filterfunktion
  • Excel-Export und Reporting
  • Termin- und Fristenkontrolle (Optional)
  • Dokumentenintegration (Optional)
     

Such- und Filterfunktion des NOVO Vertragsmanagements
Alles mit unterstützender Such- und Filterfunktion.

Lösung 2:
SAP Enterprise Contract Management (E-CM)

Eine weitere Möglichkeit, um die Vertragsverwaltung sicherzustellen ist die Standard-Lösung SAP Enterprise Contract Management (E-CM). SAP E-CM ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus. Verträge können erstellt, genehmigt, verwaltet, überwacht, abgelegt und archiviert werden. Zudem können im SAP E-CM Aufgaben, Signaturen und Zuständigkeiten (intern wie extern) vollständig rückverfolgt werden.

SAP E-CM wird mit dem S/4HANA Core ausgeliefert und kann über eine Zusatzlizenzierung genutzt werden.

SAP E-CM als Verwaltungstool für den gesamten Vertragslebenszyklus

Im SAP E-CM stehen spezifische FIORI-Apps zur Verfügung, über welche die Verträge bearbeitet werden:

  • Kontexte verwalten
  • Vertrag anfordern
  • Rechtsvorgänge verwalten
  • Rechtsdokumente verwalten
  • Rechtsaufgaben verwalten
  • Workflow-Muster verwalten
  • Vertragsverwaltung in Unternehmen – Übersicht

Auf Grundlage eines Rechtsvorgangs wird ein Vertrag angelegt. Über Rechtsvorgänge werden eine Vielzahl Merkmale und Daten des Vertrags verwaltet. Zudem können Dokumente hochgeladen werden, welche als Rechtsdokumente im E-CM verwaltet werden. Die Rechtsdokumente können über die Standardintegration zum «Flexible Workflow» genehmigt werden. Somit erfolgt sowohl die Genehmigung als auch die Dokumentablage über SAP E-CM.

Zusätzlich ergeben sich aus der Anwendung von SAP E-CM weitere Einsatzbereiche, mit welchen die Vertragsverwaltung optimiert werden kann.

  • Integration SAP DMS (Dokumentenmanagement)
  • Erweiterte Kollaboration durch Integration von Microsoft-Teams
  • Digitale Signatur durch Integration von Docusign
  • Vorlagemanagement über SAP Enterprise Contract Assembly (E-CA)

Mit der Erweiterung SAP Enterprise Contract Assembly (SAP E-CA) können Sie alle Arten von Vertragsdokumenten anhand von Vorlagen, Textblöcken und Regeln zusammenstellen und zentral verwalten. Damit stehen Ihnen für die Erstellung und Zusammenstellung von Rechtsinhalten folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Vorlagen und Textblöcke zur Wiederverwendung von Inhalten
  • Virtuellen Dokumente, die für einen bestimmten Geschäftskontext aus der Zusammenstellung einer Vorlage angelegt wurden
  • Geschäftsbezogene Informationen (Rechtsträger, interne Kontakte)
  • Konfiguration (allgemeine Konfiguration, rechtlicher Kontext, Kategorien)
  • Operative Informationen (Lebenszyklus von Rechtsinhalten, Aufgaben)

SAP E-CA ist ein Cloud Service im SAP BTP und kann über eine Zusatzlizenzierung genutzt werden.

NOVO - Ihre Implementierungspartnerin

Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Vertragsmanagement mit SAP und unserem umfangreichen Fachwissen aus allen Unternehmensbereichen.  

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