Effiziente Subventionsverwaltung auf kantonaler Ebene

Vorteile der integrierten SAP-Plattform S/4HANA nutzen

Die Corona-Entschädigungen, die von Bund und Kantonen geleistet werden, haben dem Bereich Kurzarbeitsentschädigung, Härtefall-Gelder, Subventionen und Sozialleistungen aktuell eine hohe Visibilität beschert. Dabei sind diese nur eine von zahlreichen Entschädigungen und Leistungen, die kontinuierlich von den Kantonen verwaltet und ausbezahlt werden müssen. Weitere Beispiele sind etwa Familienzulagen, Prämienverbilligungen der Krankenkasse, Sozialhilfe, Energieförderprogramme und landwirtschaftliche Direktzahlungen. Der administrative Aufwand dafür ist immens, nicht zuletzt, weil nicht alle involvierten Stellen mit den gleichen Systemen arbeiten. Mit der Transformation auf S/4 HANA könnte die kantonale SAP-Plattform neu auch für Verwaltung und Auszahlung von Sozialleistungen, Förderbeiträgen und Subventionen genutzt werden.

Subventionen, Entschädigungen und Sozialleistungen laufen administrativ nach einem ähnlichen Schema ab (vgl. Abbildung 1):

1. Ein Bürger, eine Bürgerin oder eine Organisation beantragen mittels eines Formulars eine Auszahlung einer Subvention, einer Sozialleistung oder eines Förderbeitrags. Dabei werden zusätzlich verschiedene Dokumente und Unterlagen eingereicht, um die Anspruchsberechtigung zu dokumentieren.
2. Die zuständige kantonale Behörde prüft aufgrund der eingereichten Unterlagen, ob die vom Gesetzgeber für das Leistungsprogramm definierten Anspruchskriterien erfüllt sind oder nicht. Falls nicht, wird der Antragsteller von der Behörde entsprechend.
3. Sind die Anspruchskriterien erfüllt, wird die Entschädigungshöhe ermittelt. Die Berechnung des Entschädigungsbetrags basiert meistens auf mehreren Kriterien (Anzahl Kinder, Grösse der Anlage, usw.).
4. Nach Freigabe der berechneten Entschädigung veranlasst die zuständige Stelle die Zahlung und verbucht diese.

Abbildung 1: Generische Darstellung der Subventionierungsprozesses, vom Antrag bis zur Auszahlung.

Dieses scheinbar einfache Grundprinzip birgt jedoch so manche Fallstricke und Schwierigkeiten. Wenn etwa die einzelnen Schritte in unterschiedlichen Systemen vollzogen werden müssen, ist schon allein die Stammdatenpflege eine echte Herausforderung, Dubletten und Fehler sind nahezu unvermeidbar. Notwendige System-Schnittstellen verursachen zusätzliche Kosten.

Die Lösung für die genannten Probleme: eine zentrale und hochintegrierte IT-Plattform. Die Anzahl der Systeme und Schnittstellen wäre niedriger, die Stammdaten und deren Pflege wäre vereinfacht und zentralisiert, vor allem die Geschäftspartnerverwaltung (Bürger, Unternehmen, Organisationen). Zudem könnten Fallmanagement und Rechnungswesen-Anwendungen integriert werden. Wäre, könnte – daraus lässt sich ganz einfach ist und kann machen, das Modul SAP Customer Management mit den Standardobjekten von SAP Social Protection der kantonalen SAP-Plattform macht es möglich.

Aber von vorne: Kantone, die auch in Zukunft auf SAP setzen, werden in den kommenden Jahren auf SAP S/4HANA umstellen. Bisher waren die Fallführung und das Rechnungswesen zwar integriert, aber in zwei getrennten Systemen und deshalb über Middleware verbunden. Eine Replikation der Daten war somit unumgänglich. SAP S/4HANA mit dem Modul SAP Customer Management (CM) macht Middleware überflüssig und eliminiert dabei ganz en passant mögliche Probleme beim Datenaustausch. Durch die vereinfachte Systemlandschaft reduzieren sich zudem die Betriebskosten. SAP Social Protection als Teil von SAP CM ist eine End-to-End-Lösung für die fallbasierte Abwicklung im Sozialwesen und Sozialversicherungsumfeld etwa zur Verwaltung von Subventionen und Leistungen.

Dimensionen von SAP Social Protection

SAP Social Protection umfasst die folgenden vier wesentliche Elemente und Funtionen: Anträge einreichen und verwalten (Fallführung), Anspruch basierend auf Kriterien und Regeln ermitteln, Entschädigung berechnen und Auszahlung von finanziellen Beträgen vornehmen (inkl. Rückforderungen, Korrekturen, usw.).  Die Lösung ist im Bereich Fallführung die Richtige, sofern es sich um Massengeschäft handelt, die Fallführung selbst im Zentrum steht und finanzielle Beträge, Unterstützungsleistungen oder Subventionen an Bürger/innen und oder Organisationen ausbezahlt werden.

Die nachfolgende Tabelle zeigt exemplarisch eine Auswahl von Unterstützungsleistungen der Kantone für Bürger/innen und Organisation. Diese verschiedenen Leistungen und Programme können effizient über die kantonale SAP-Plattform verwaltet und abgewickelt werden.

SAP Social Protection ist fallorientiert und wird von diversen Workflows für die Abwicklung der Fälle unterstützt. Die einzelnen Prozesse sind über das Geschäftsregelmanagementsystem Business Rule Framework plus effizient steuerbar. Durch den Einsatz des SAP-Geschäftspartners wird über alle Systeme und Funktionen der gleiche zentrale Stammsatz verwendet, was für eine hohe Qualität der Stammdaten sorgt. Indem ein Regelwerk abgebildet wird, sind verschiedenste Datenvalidierungen und die darauf basierenden Aktionen definierbar. Bezüglich Integration im Rechnungswesen stehen gängige SAP-Lösungsszenarien zur Verfügung: beispielsweise die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung oder das Vertragskontokorrent (SAP Kassen- und Einnahmenamanagement PSCD (Public Services Collection and Disbursement)). SAP Social Protection wird schon heute auf kantonaler und Bundesebene bei der Verwaltung von Subventionen und Leistungen erfolgreich genutzt.

Schon jetzt im Einsatz bei Bund und Kantonen

So hat sich der Kanton Zürich dazu entschieden, die Corona-Härtefallregelung mit SAP Social Protection umzusetzen. Binnen kürzester Zeit galt es im Jahr 2021 eine Lösung zu schaffen, um Unternehmen, die von der Covid-19-Pandemie stark betroffen waren, mit Bundes- und Kantonsgeldern zu unterstützen. Die Staatsbeitragsgesuche umfassten bei rund 5.700 Geschäftspartnern sämtliche Unterlagen zu Gesuchen, Entscheiden und zur Abwicklung der wirtschaftlichen Hilfen, meist in elektronischer Form.

Ein anderes Anwendungsbeispiel gibt der Kanton Waadt, der SAP Social Protection nutzt, um die KVG-Pflichtmitgliedschaft seiner Bewohner/innen zu kontrollieren. Denn wer in der Schweiz wohnt oder arbeitet benötigt eine obligatorische Grundversicherung bei einer Krankenkasse. Darüber hinaus kommt die Lösung auch für die Gewährung von Prämienverbilligungen, also Subventionen, sowie für die Durchführung des Verfahrens bei Nichtbezahlung der Prämien und Kostenbeteiligungen zum Einsatz. In einem nächsten Schritt soll die SAP-Lösung für weitere kantonale Subventionszahlungen nutzbar gemacht werden.

SAP Social Protection kommt aber auch auf Bundesebene zum Einsatz. So bildet die Lösung die Basis für die Abwicklung und Auszahlung von Leistungen der Arbeitslosenversicherung (ALV), die 2023 eingeführt werden soll.

SAP CM mit SAP Social Protection ist das ideale Werkzeug, um auf kantonaler und Bundesebene die Verwaltung und Auszahlung von Subventionen und Leistungen effizient und zentralisiert zu gestalten. Deshalb ist anzuraten bei der Transformation auf SAP S/4HANA auch direkt SAP Customer Management zu berücksichtigen und aufzusetzen.